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7.4.1.5 Projektinformationswesen

Abgrenzung

Das Projektinformationswesen besteht aus der Projektdokumentation und dem Berichtswesen.

Projektdokumentation

Die Projektdokumentation beinhaltet die systematische Sammlung von Projektplänen, Projektberichten, Handlungsanweisungen, Formularen und Belgen, die projektrelevant sind. Das Projektcontrolling hat die Aufgabe, hierbei eine Struktur und Systematik zur Dokumentation des Projekts zu schaffen und Richtlinien zur Dokumentation vorzugeben. Dabei hat das Controlling zu beachten, dass die Dokumentation schritt haltend mit dem Projektfortschritt erfolgt. (Vgl. Kargl, H.: Projektcontrolling, in: HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik 217, 2001, S. 38.)

 

Die Projektdokumenationen enthält Informationen über:

Projektfortschritt
Projektrelevante Entscheidungen, Aufträge, Vereinbarungen, etc.
Störungen
Mittel- und Ressourcenverwendung
Projektziele

 

(Vgl. hierzu und folgende Kessler, H. / Winkelhofer, G.: Projektmanagement, 3. Aufl., Berlin/Heildelberg/New York 2002, S. 171.)

Aufgabe

Die Projektdokumentation hat die Aufgabe, die wesentlichen Fakten und Ergebnisse zusammen zu fassen und dient zur Erleichterung bei einem »Stabwechsel« in der Projektleitung und als »Nachschlagewerk« für die spätere Implentierungs- und Nutzungsphase.

Inhalt der Projektdokumentation

Die Projektdokumentation beinhaltet:

den Projektauftrag,
das Rahemnheft/Lastenheft,
das Pflichtenheft/Konzeption,
die Spezifikationen,
endgültige Leistungsbescheinigungen,
Projektaufträge, Leistungsvereinbarungen,
die Dokumentation der Projekterfahrungen und Projekt- bzw. Phasenabschlussberichte

Berichtswesen

Das Berichtswesen dient der Kontrolle und der Früherkennung von Schwierigkeiten und Problemen des Gesamtprojekts, von Teilprojekten und von Arbeitspaketen.

 

(Vgl. Kessler, H. / Winkelhofer, G.: Projektmanagement, 3. Aufl., Berlin/Heidelberg/New York 2002, S. 171.)

Inhalt

Stand der Arbeit (Qualität und Fertigstellungsgrad des gesamten Projektes sowie einzelner Arbeitspakete)
Angaben über Änderungen (Ursachen, Störungen und Konsequenzen)
Terminstatus und Trendentwicklungen hinsichtlich der Fertigstellung des Projekts
Kostenstatus und Kostenstrukur
Erbrachte Leistungen und die dazugehörige Kosten
Darstellung bestehender und zukünftiger Kapazitätssituationen
Finanzstatus
Risiko- und Chancenbeurteilung

 

(Vgl. Horvath, P. / Reichmann, T.: Vahlens Großes Controllinglexikon, 2. Aufl., München 2003, S. 619.)

Typische Berichte in Projekten

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(Vgl. Jung, H.: Controlling, München 2003, S. 637.)

CengizU, 24.02.2005, Seite 1892
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